Como criar um sistema de gestão para a sua empresa

Para criar um sistema de gestão para a sua empresa, comece pelo processo que mais consome tempo ou gera mais erro, desenvolva uma primeira versão pequena e evolua por módulos. Tentar criar um ERP completo de uma vez é o caminho mais comum para estourar prazo e orçamento. Em muitos casos, o melhor desenho junta um sistema pronto para a parte fiscal com módulos próprios para o que é diferencial.

Sistema próprio ou ERP pronto?

A parte fiscal brasileira muda com frequência, e a reforma tributária está trazendo muitas mudanças. Manter isso em um sistema próprio custa caro. Já o seu processo de produção, de atendimento ou de vendas pode ganhar muito com algo feito sob medida.

Módulos mais comuns

• Clientes e vendas: cadastro, orçamentos, pedidos e funil. Veja os benefícios de um CRM personalizado.
• Estoque: entradas, saídas, inventário, alertas de mínimo.
• Produção ou serviços: ordens de serviço, etapas, responsáveis e prazos.
• Financeiro: contas a pagar e a receber, conciliação, fluxo de caixa.
• Compras: cotação, aprovação e recebimento.
• Indicadores: painéis com os números que importam para a diretoria.

Passo a passo

1. Mapeie o processo atual, com as pessoas que o executam. Anote onde há retrabalho, cópia de dados e erros.
2. Escolha o primeiro módulo, o de maior impacto.
3. Liste as integrações necessárias: emissor de nota, banco, ERP, loja virtual. Veja como fazer seus softwares conversarem.
4. Valide com protótipo antes de programar.
5. Desenvolva em ciclos curtos, com usuários testando.
6. Migre os dados das planilhas com cuidado e treine a equipe.
7. Evolua para o próximo módulo só depois que o primeiro estiver em uso.

Erros caros

• Copiar a planilha para dentro do sistema, sem repensar o processo.
• Não envolver quem vai usar o sistema no dia a dia.
• Começar por relatórios antes de ter os dados certos entrando.
• Esquecer permissões: quem pode ver e alterar cada informação.

Perguntas frequentes

Um sistema de gestão próprio substitui o ERP?

Às vezes sim, em empresas menores. Em geral, o mais eficiente é integrar: o ERP cuida do fiscal e o sistema próprio cuida do que é específico.

Quanto tempo leva?

O primeiro módulo útil costuma levar de dois a três meses. O sistema completo é construído ao longo do tempo.

E se a empresa usa um sistema antigo?

Dá para modernizar sem parar a operação. Veja como modernizar sistema legado.

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